Налоговые последствия найма первого сотрудника 2026: зарплатные налоги, формы и почему выгоднее нанять CPA

Готовы нанять первого сотрудника? В момент когда вы выдаёте первую зарплату, вы автоматически становитесь работодателем с серьёзными налоговыми обязанностями перед IRS и штатом. Вам нужно: удерживать федеральные и штатные налоги из зарплаты, платить налоги работодателя (дополнительно ~10-12% сверху зарплаты), подавать квартальные отчёты, делать налоговые взносы по строгому графику, и заполнять минимум 5-7 обязательных форм в течение года.

Статистика ошибок и штрафов:

• 40% малых бизнесов делают ошибки в первом году начисления зарплаты

• Средний штраф IRS за нарушения: $845 на сотрудника

• 33% новых работодателей пропускают хотя бы один срок уплаты налогов

• Неправильная классификация сотрудник vs подрядчик: штрафы до $50 за форму + доплата налогов + пени

Почему это сложнее чем кажется: Зарплатные налоги — это не "просто удержать что-то из зарплаты". Это сложная система федеральных и штатных налогов: разные сроки для взносов и подачи отчётов, личная ответственность за доверительные налоги, риск серьёзных штрафов даже за честные ошибки. IRS крайне строги к зарплатной отчётности. Это один из немногих случаев где они могут привлечь вас к личной ответственности даже если у вас LLC или корпорация.

Что меняется когда вы нанимаете первого сотрудника

Вы становитесь работодателем — новые обязанности

До первого сотрудника:
Вы как индивидуальный предприниматель платили только налог на самозанятость (15.3%) на свою прибыль. Одна налоговая декларация в год, никаких квартальных отчётов, никаких сроков кроме 15 апреля.

После найма первого сотрудника:
Вы теперь отвечаете за:

• Удержание федерального подоходного налога из каждой зарплаты

• Удержание Social Security 6.2% + Medicare 1.45%

• Удержание штатного подоходного налога (Калифорния)

• Удержание страховки по инвалидности штата (SDI) 1.3% (Калифорния 2026)

• Уплату доли работодателя Social Security 6.2% + Medicare 1.45%

• Уплату федерального налога по безработице (FUTA)

• Уплату штатного налога по безработице (California UI 3.4% для новых работодателей в 2026)

• Уплату налога на обучение (ETT) 0.1% (Калифорния)

• Внесение всех удержаний и налогов работодателя по графику (ежемесячно или дважды в неделю)

• Подачу формы 941 ежеквартально

• Подачу штатных квартальных отчётов (DE 9)

• Подачу годовых форм 940, W-2, W-3

• Регистрацию в California EDD

• Ведение зарплатной отчётности минимум 4 года

И всё это должно быть сделано ПРАВИЛЬНО и ВОВРЕМЯ, иначе штрафы начинаются с первого дня опоздания.

Основные налоги которые вы теперь платите

Часть сотрудника (вы удерживаете из зарплаты):

• Федеральный подоходный налог — varies (сотрудник выбирает в форме W-4)

• Social Security 6.2% на первые $176,100 (лимит 2026)

• Medicare 1.45% на всю зарплату

• Дополнительный Medicare 0.9% на зарплату >$200,000

• Калифорнийский штатный подоходный налог — varies

• Калифорнийский SDI 1.3% на всю зарплату (ставка 2026)

Часть работодателя (вы платите сверху из своего кармана):

• Social Security 6.2% (доля работодателя)

• Medicare 1.45% (доля работодателя)

• Федеральный налог по безработице (FUTA) — см. ниже

• Калифорнийский UI 3.4% на первые $7,000 (ставка для новых работодателей 2026)

• Калифорнийский ETT 0.1% на первые $7,000

• Страховка работников (varies по отрасли, ~$0.50-15 на $100 зарплаты)

Зарплатные налоги в Калифорнии 2026: реальная стоимость сотрудника

Пример расчёта: Годовая зарплата $60,000

Сотрудник получает на руки (примерно):

Брутто: $60,000

Удержания (сотрудник платит):

• Федеральный подоходный налог: ~$6,500 (зависит от W-4)

• Social Security 6.2%: $3,720

• Medicare 1.45%: $870

• Калифорния штатный налог: ~$2,200

• Калифорния SDI 1.3%: $780 Всего удержаний: ~$14,070 Чистыми на руки: ~$45,930

Работодатель платит сверху (ваши дополнительные расходы):

• Social Security 6.2%: $3,720

• Medicare 1.45%: $870

• FUTA (с уменьшением зачёта CA 2026): ~$126 (см. ниже)

• Калифорния UI 3.4%: $238 (на первые $7,000)

• Калифорния ETT 0.1%: $7

• Страховка работников (примерно офисная работа): ~$300-600 Всего налоги работодателя: ~$5,261-5,561

ИТОГО стоимость сотрудника для вас: $60,000 (зарплата) + $5,261 (налоги) = $65,261

То есть на каждый $1 зарплаты вы платите дополнительно ~$0.088 или 8.8% в зарплатных налогах (это без учёта страховки работников, бенефитов, оборудования и т.д.)

Особенность Калифорнии 2026: Уменьшение зачёта FUTA

Обычно:
Налог FUTA = 6.0%, но с зачётом = 0.6% (платите $42 на сотрудника на первые $7,000)

Калифорния в 2026:
Из-за непогашенного федерального займа UI, работодатели Калифорнии платят дополнительно $84 на сотрудника за налоговый 2025 год из-за уменьшения зачёта FUTA на 1.2%. Ожидается что в 2026-2027 эта сумма будет расти дальше (+$21 в год) пока Калифорния не погасит займ UI.

Итого FUTA для работодателей CA 2026: ~$126 на сотрудника (vs $42 в других штатах).

Обязательные формы при найме первого сотрудника

До первого рабочего дня

Form W-4 (Employee's Withholding Certificate):
Сотрудник заполняет чтобы указать сколько федерального подоходного налога удерживать. Обязательно получить ДО первой зарплаты.

California Form DE 4 (Employee's Withholding Allowance Certificate):
То же самое для штатных налогов. Если сотрудник не предоставит DE 4, вы обязаны удерживать как "single, zero allowances" (максимальная ставка).

Form I-9 (Employment Eligibility Verification):
Проверка что сотрудник имеет право работать в США. Критично: Должна быть заполнена в течение 3 дней после найма. ICE может проверить — штраф $234-$2,332 за форму если нет или неправильно.

State new hire reporting:
Калифорния требует сообщить о всех новых наймах в течение 20 дней. Онлайн через EDD website.

При первой зарплате — регистрации

Federal EIN (Employer Identification Number):
Если у вас ещё нет EIN (были индивидуальным предпринимателем на SSN), нужно получить. Подайте онлайн на IRS.gov — получите immediately.

California EDD registration:
Зарегистрируйтесь как работодатель для unemployment insurance и state withholding. Получите employer account number. Процесс ~2-3 недели, поэтому делайте ДО первого найма.

Electronic Federal Tax Payment System (EFTPS):
Регистрация для уплаты федеральных налогов по зарплате. Занимает 5-7 рабочих дней, так что регистрируйтесь заранее.

Workers' Compensation Insurance:
Закон Калифорнии требует с первого сотрудника. Штраф за отсутствие: до $10,000 + $100 в день + уголовные обвинения.

Квартальная отчётность

Form 941 (Employer's Quarterly Federal Tax Return):
Отчёт о федеральном подоходном налоге + Social Security + Medicare.
Сроки: 30 апреля, 31 июля, 31 октября, 31 января

California DE 9 (Quarterly Contribution Return and Report of Wages):
Штатная версия формы 941.
Те же сроки.

Важно: Даже если вы делали взносы по налогам каждый месяц, вы ВСЕГДА должны подавать квартальные отчёты. Взносы ≠ подача отчётов.

Годовая отчётность

Form W-2 (Wage and Tax Statement):
Для каждого сотрудника. Срок: 31 января (дать копию сотруднику И подать в IRS).

Form W-3 (Transmittal of Wage and Tax Statements):
Сопроводительная форма для всех W-2. Подаётся вместе с W-2.

Form 940 (Employer's Annual Federal Unemployment Tax Return):
Годовой отчёт FUTA. Срок: 31 января.

California Annual Report (DE 7):
Сверка штатного налога по безработице. Срок по окончанию года.

Form 1099-NEC:
Если вы платили подрядчикам $600+. Срок: 31 января.
КРИТИЧНО: Не путайте сотрудника и подрядчика — IRS смотрят на это очень внимательно.

Классификация сотрудник vs подрядчик: почему это самая дорогая ошибка

Разница в налогах

Сотрудник по W-2:

• Вы удерживаете налоги из зарплаты

• Вы платите налоги работодателя (7.65%)

• Вы платите налоги по безработице

• Сотрудник имеет право на бенефиты

Подрядчик по 1099:

• Вы НЕ удерживаете налоги

• Вы НЕ платите налоги работодателя

• Подрядчик платит налог на самозанятость сам (15.3%)

• Вы просто платите согласованную сумму

Экономия на подрядчике: ~10-12% + нет страховки работников + нет бенефитов

Проблема: IRS знают что работодатели хотят экономить, поэтому активно проверяют классификацию работников.

IRS штрафы за неправильную классификацию

Статистика: IRS проверяют ~30% малых бизнесов на вопросы классификации работников в первые 3 года.

Если IRS определят что ваш "подрядчик" на самом деле сотрудник:

• Доплата налогов: Вы должны все налоги работодателя за все годы

• Штрафы: $50 за каждую форму W-2 которую вы не подали (за каждый год)

• Проценты: На все неуплаченные налоги

• Trust Fund Recovery Penalty: 100% личная ответственность за налоги сотрудника

• Потенциальные уголовные обвинения если IRS считают что умышленно

Типичная сумма: $15,000-50,000+ для одного "подрядчика" за 2-3 года работы.

IRS тест для сотрудник vs подрядчик

IRS смотрят на три фактора:

1. Контроль поведения:
Вы говорите подрядчику что делать и как делать? → Сотрудник
Подрядчик сам решает методы работы? → Подрядчик

2. Финансовый контроль:
Вы платите почасово/на оклад? Возмещаете расходы? → Сотрудник
Подрядчик выставляет счёт, имеет свои инструменты, риск убытка? → Подрядчик

3. Отношения:
Долгосрочные постоянные отношения? Бенефиты? Часть основного бизнеса? → Сотрудник
Проектная основа? Нет бенефитов? Независимый? → Подрядчик

Правило: Если под сомнением — это сотрудник. IRS по умолчанию считают сотрудником если не доказано обратное.

Не рискуйте: Если человек работает в вашем офисе 40 часов в неделю, использует ваш компьютер, вы говорите ему что делать — это сотрудник, даже если вы договорились "подрядчик".

Взносы по зарплатным налогам: сроки которые нельзя пропустить

Ежемесячно vs Дважды в неделю

IRS определяют ваш график based на прошлый год:

Ежемесячный плательщик (большинство малых бизнесов):
Если налоги за lookback period <$50,000
Срок: 15-е число следующего месяца

Пример:
Январская зарплата → взнос до 15 февраля
Февральская зарплата → взнос до 15 марта

Дважды в неделю:
Если налоги за lookback period ≥$50,000
Сроки:
Зарплата Ср-Пт → взнос следующая Ср
Зарплата Сб-Вт → взнос следующая Пт

Калифорнийские штатные налоги:
С 1 января 2026 порог для калифорнийского PIT меняется с $500 на $400 для следующего дня и дважды в неделю взносов. Если накопленный удержанный PIT ≥$400, нужен более быстрый взнос.

Штрафы за опоздание взносов

Штрафы IRS (накапливаются):

• 2% если 1-5 дней поздно

• 5% если 6-15 дней поздно

• 10% если 16+ дней поздно

• 15% если 10+ дней после уведомления IRS

Плюс:
Проценты на все неуплаченные суммы (~8% годовых)

Trust Fund Recovery Penalty:
Если не заплатили удержания сотрудника (Social Security, Medicare, подоходный налог), IRS могут привлечь вас к личной ответственности за 100% этих налогов. Это применяется даже если у вас корпорация — они пойдут за вашими личными активами.

Самые частые ошибки при первой зарплате

Ошибка 1: Неправильный расчёт удержаний

Проблема: Не учли что W-4 изменился в 2020 (больше нет allowances), используете старые таблицы удержаний, или вообще удерживаете "на глаз".

Статистика: 25% первых зарплат имеют неправильные суммы удержаний.

Последствия:

• Сотрудник недоплатил налоги → сюрприз at tax time

• Вы удерживаете слишком много → сотрудник жалуется

• Сверка IRS не сходится → штрафы

Решение: Используйте таблицы IRS Publication 15 ИЛИ программу для зарплаты ИЛИ CPA.

Ошибка 2: Пропуск срока взноса

Проблема: Думали что срок = когда подавать квартальный отчёт (неправильно).

Статистика: 33% новых работодателей пропускают хотя бы один взнос в первый год.

Пример:
Январская зарплата → взнос до 15 февраля
Вы забыли → подали форму 941 30 апреля
Штраф: 10% всех январских налогов (~$400-1,000+)

Решение: Автоматические взносы через сервис зарплаты или CPA.

Ошибка 3: Классификация сотрудника как подрядчика

Уже обсудили выше. Самая дорогая ошибка — потенциально десятки тысяч в доплате налогов и штрафах.

Ошибка 4: Не знали про требования Калифорнии

Примеры специфики Калифорнии:

• SDI удержание 1.3% (2026) — многие новые работодатели забывают

• Форма DE 4 требуется (не только федеральная W-4)

• Отчёт о новых наймах в течение 20 дней

• Страховка работников обязательна с первого сотрудника (даже part-time)

• Взносы калифорнийского PIT могут быть чаще чем федеральные

Статистика: 40% новых работодателей в CA делают хотя бы одну ошибку специфичную для CA в первый год.

Ошибка 5: Зарплата вручную или через простую таблицу

Проблема:
"Я сэкономлю $100 в месяц на сервисе зарплаты, буду делать сам в Excel."

Реальность:

• Расчёты удержаний сложные (especially new W-4 system)

• Налоговые взносы нужно track и делать вовремя

• Квартальные/годовые формы нужно заполнять правильно

• Обновления в налоговых ставках, лимитах каждый год

• Ваше время = деньги

Типичный сценарий:
Владелец тратит 4-6 часов на каждую зарплату (исследование, расчёты, подача). При $50-100/час вашего времени = $200-600 на зарплату. Сервис зарплаты = $100-150.

Плюс риск ошибки которая стоит $500-5,000.

Вывод: Ваше время лучше потратить на развитие бизнеса, а не на расчёт налогов по зарплате.

Почему первая зарплата — это когда нужен CPA

Вы думаете: "Я разберусь сам"

Что кажется простым:

• Посчитать зарплату

• Вычесть налоги

• Заплатить IRS

Что на самом деле:

• Рассчитать федеральное удержание по новой системе W-4 с IRS Publication 15

• Рассчитать калифорнийское удержание по DE 4

• Применить правильные ставки Social Security и Medicare

• Применить SDI 1.3%

• Не забыть про долю работодателя

• Рассчитать FUTA с уменьшением зачёта Калифорнии

• Рассчитать California UI 3.4% + ETT 0.1%

• Определить ваш график взносов (ежемесячно vs дважды в неделю)

• Сделать взнос к сроку через EFTPS

• Отдельно сделать калифорнийский взнос через EDD

• Отслеживать всё для квартальной формы 941

• Отслеживать всё для квартальной DE 9

• Правильно вести зарплатную отчётность

• Подготовиться к годовым W-2, W-3, 940, 1099

• Следить за изменениями налоговых ставок каждый год

И всё это должно быть сделано ПРАВИЛЬНО, потому что:

• Штрафы IRS начинаются с первого дня

• Доверительные налоги = личная ответственность

• Проверка на неправильную классификацию может разрушить ваш бизнес

Что CPA/сервис зарплаты делает

Первоначальная настройка (один раз):

• Помощь с EIN если нужно

• Регистрация в California EDD

• Настройка EFTPS

• Настройка системы зарплаты

• Проверка классификации сотрудника (W-2 vs 1099)

• Консультация по страховке работников

Текущие задачи (каждая зарплата):

• Расчёт всех удержаний правильно

• Расчёт налогов работодателя

• Обработка зарплаты (прямой депозит или чеки)

• Федеральные налоговые взносы вовремя

• Калифорнийские налоговые взносы вовремя

• Ведение зарплатной отчётности

Ежеквартально:

• Подготовка и подача формы 941

• Подготовка и подача California DE 9

• Сверка всего

Ежегодно:

• Подготовка W-2 для всех сотрудников

• Подача W-2 в IRS и Калифорнию

• Подготовка W-3

• Подготовка и подача формы 940

• Подготовка 1099-NEC для подрядчиков

• Годовая сверка зарплаты

Бонус:

• Обновления об изменениях налогового законодательства

• Мониторинг соответствия

• Поддержка при проверках если нужно

• Спокойствие

Стоимость vs риск

DIY (сами):

• Ваше время: 4-6 часов на зарплату × 24 зарплаты = 96-144 часа в год

• При $75/час вашего времени = $7,200-10,800 в год упущенной выгоды

• Подписка на программу: $500-1,000 в год

• Риск ошибки: $500-5,000+ штрафы

CPA/Сервис зарплаты:

• Настройка: $300-600 (один раз)

• Ежемесячный сервис: $100-300/месяц = $1,200-3,600 в год

• Нет риска штрафов

• Ваше время свободно для развития бизнеса

ROI:
Платите $1,200-3,600 → экономите $7,200-10,800 (ваше время) + избегаете $500-5,000 (штрафы) = чистая экономия $6,000-12,000+ в год

Плюс самое важное: Вы фокусируетесь на том что делает деньги (ваш бизнес), а не на бумажной работе для соответствия требованиям.

CPA помощь для вашей первой зарплаты

Нанимаете первого сотрудника и не хотите тратить время на сложности зарплаты? Хотите уверенность что всё сделано правильно и вовремя?

Я, Светлана Гаджиева, CPA и Enrolled Agent, специализируюсь на настройке и управлении зарплатой для малых бизнесов в Калифорнии.

Я помогу вам:

✔ Настроить систему зарплаты с нуля — все регистрации, все настройки
✔ Обрабатывать каждую зарплату правильно — удержания, взносы, соответствие
✔ Подавать все формы вовремя — квартальные и годовые, федеральные и штатные
✔ Правильно классифицировать работников — анализ сотрудник vs подрядчик
✔ Соответствовать требованиям Калифорнии — SDI, UI, страховка работников
✔ Сфокусироваться на вашем бизнесе — я забочусь о зарплате, вы делаете деньги

Услуги для первого сотрудника:

📋 Настройка зарплаты (один раз):

• Регистрация EIN (если нужно)

• Регистрация в California EDD

• Настройка EFTPS

• Конфигурация системы зарплаты

• Проверка классификации работников

• Проверка соответствия формы I-9 Стоимость: $400-700

📋 Ежемесячный сервис зарплаты:

• Обработка неограниченного количества зарплат в месяц

• Расчёт всех удержаний

• Настройка прямого депозита

• Федеральные налоговые взносы

• Калифорнийские налоговые взносы

• Ежемесячная отчётность Стоимость: $150-300/месяц (зависит от количества сотрудников)

📋 Квартальное/Годовое соответствие:

• Подготовка и подача формы 941

• Подготовка и подача California DE 9

• Подготовка и выдача W-2

• Подача формы 940

• 1099-NEC для подрядчиков Включено в ежемесячный сервис

📋 Проверка классификации работников:

• Анализ сотрудник vs подрядчик для всех работников

• Письменное заключение

• Защита при проверке Стоимость: $200-400 за работника

Сессия знакомства — обсудим ваш первый найм и потребности зарплаты.

🌐 Сайт: gadzhieva.com
📧 Email: svetlana@gadzhieva.com
📱 Телефон: (510) 974-3115

💬 Telegram: https://t.me/Svetlana_CPA
📸 Instagram: @gadzhievacpa
💼 LinkedIn: Светлана Гаджиева, CPA

Нанимайте сотрудников с уверенностью. Соответствие зарплатным требованиям — это наша работа, не ваша.