Расчет заработной платы в США

Организация пэйролл сервиса (payroll) в компании — одна из самых сложных задач для любого предпринимателя в США. Многие русскоговорящие бизнесмены думают, что это всего лишь выплата зарплаты сотрудникам. На самом деле payroll включает:

• расчёт зарплаты с учётом налогов,

• удержания в федеральные и штатные фонды,

• отчётность перед IRS и местными органами,

• контроль за изменениями законодательства.

Ошибки в этой сфере приводят к штрафам, судебным искам и потере бизнеса.

Почему payroll нельзя вести «на глаз»

В США у работодателя есть обязательства перед:

• IRS (налоговая служба) — отчётность и уплата федеральных налогов,

• штатными департаментами труда и налогов,

• фондами Social Security и Medicare,

• фондами по безработице и workers’ compensation.

Например, в Калифорнии к федеральным налогам добавляются штатные удержания по подоходному налогу и обязательные взносы на фонд по безработице. А во Флориде подоходного налога на уровне штата нет, но действуют свои правила по unemployment tax.

Даже небольшая ошибка (например, неправильный расчёт Social Security или несвоевременная подача формы 941) может стоить работодателю тысячи долларов штрафов. В ряде случаев IRS подаёт в суд за невыплату налога на заработную плату (Payroll Tax Liability).

Какие сервисы используют в США для payroll

Чтобы избежать проблем, большинство компаний выбирают один из сервисов:

• ADP — подходит для средних и крупных компаний, полный функционал.

• Gusto — удобен для малого бизнеса и стартапов.

• Paychex — универсальное решение, часто выбирают франшизы и ритейл.

• QuickBooks Payroll — интеграция с бухгалтерией, удобно для компаний на QuickBooks.

Но даже эти сервисы не решают всех вопросов. Работодателю нужно знать:

• как правильно настроить налоги по штату,

• как учитывать бонусы и overtime,

• что делать с работниками по контракту (1099) и на зарплате (W-2).

Примеры штрафов и рисков

• В Нью-Йорке работодателя оштрафовали на $25,000 за задержку зарплаты сотрудникам.

• В Техасе компания проиграла суд работнику из-за неверной классификации «contractor» вместо «employee».

• В Калифорнии штраф за нарушение правил lunch breaks и overtime может достигать $100 за каждый день на каждого работника.

Почему стоит проконсультироваться со специалистом

Самостоятельно разобраться в payroll почти невозможно: законы меняются, требования IRS и штатов различаются. Ошибки могут стоить дороже, чем консультация специалиста.

📌 Совет: начните с консультации с CPA (Certified Public Accountant), который объяснит, как правильно построить систему выплат и выбрать сервис под вашу компанию.

✍️ Если вы хотите избежать проблем с IRS и судами, обратитесь за консультацией к Светлане Gadzhieva, CPA, EA. Она объяснит:

• как организовать payroll с нуля,

• какие налоги и отчёты касаются именно вашего штата,

• как минимизировать риски и расходы.

🌐 Сайт: gadzhieva.com
📧 Email: svetlana@gadzhieva.com
📱 Телефон: (510) 974-3115

💬 Telegram: https://t.me/Svetlana_CPA
📸 Instagram: @gadzhievacpa
💼 LinkedIn: Светлана Гаджиева, CPA